Customers

AZ

Tempe AZ 85281

Phoenix AZ

AZ

Tempe AZ 85281

AZ

Phoenix AZ

Chandler AZ

We need your help…

As a valued customer, your input is important. Magnificent Meals regularly reviews our menu selections. We need your input to help us decide what 3 new meal choices we should add to our menu.

Please visit our website at

www.magmeals.com/survey

to review the selections and cast your vote.

To show our appreciation for your time, we will give you a free 3-serving order of Oatmeal Raisin Cookies with your next order.

July 1, 2018

VVVV

Dear XXXX:

Thank you very much for your recent purchase on YYYY. We hope you enjoyed your meal. As you know, your purchase included ZZZZ, a newer offering at Magnificent Meals.

In order to ensure that our meals and service meet the expectations of our customers, we hope you will provide us with your feedback.

We would greatly appreciate it if you would complete the short questionnaire on the following page and return it in the envelope provided.

All returned surveys will be entered into a monthly drawing for a $25 gift certificate. Thank you again for your business and for your willingness to help us continue to offer excellent meals!

Best regards,

Erica Thomas

Head Chef

Erica Thomas Magnificent Meals
520.444.3254 5600 Mill Avenue, Tempe, AZ 85281
ethomas@magmeals.com www.magmeals.com

Access 2016: In Practice    Page 1 of 5 
Access Application Capstone Project 5     

ACCESS 2016: IN PRACTICE—APPLICATION CAPSTONE PROJECT

Access 2016: Application Capstone Project 5 (Chapters 8-10)

For this project, you enhance the functionality of a database for Magnificent Meals. You append records 

from an Excel file to the Customers table; export to XML the data and structure from a query; use mail 

merge to generate a feedback letter to send to select customers; and create a custom Navigation pane 

to enhance the functionality of the database. Finally, you encrypt the database with a password and 

create a PDF file of the database table documentation. You use OneDrive and Word Online to customize 

and share a Word 

file. 

[Student Learning Outcomes: 8.2, 8.5, 8.6, 9.1, 9.2, 9.5, 10.3, 10.4, 10.5] 

Note to Students and Instructor: 

Students: For this project, you share a OneDrive file with your instructor. 

Instructor: In order to complete this project, your students need your Microsoft email address. 

Files Needed: MagnificentMeals‐05.accdb, CustomerData.xlsx, MMFeedbackLetter x, and NewMealsMessage x 
Completed Project File Names: [your initials] Access ACP 5.accdb, [your initials] OrderDetail.xml, [your initials] 
OrderDetail.xsd, [your initials] FeedbackLetterMain x, [your initials] FeedbackLetterMerge x, and [your initials] 
NewMealsMessage‐edited x  

Skills Covered in this Project 

 Prepare an Excel file for importing.  
 Append data from an Excel file to an existing table.  
 Review a table after importing data. 
 View and edit relationship properties. 
 Export a query to XML. 
 Use mail merge to create a form letter. 
 Filter recipients in a mail merge. 
 Save the settings in a mail merge document. 
 Create a custom Navigation pane. 
 Create a custom category and custom groups. 
 Assign objects to groups. 

 Modify shortcut properties. 
 Hide objects and groups. 
 Encrypt a database with a password. 
 Use the Database Documenter tool. 
 Log in to OneDrive. 
 Create a OneDrive folder. 
 Upload a file to a OneDrive folder and share that 

file. 

 Add a comment to an Office Online application. 
 Download a OneDrive file to your computer. 

1. Open the MagnificentMeals‐05.accdb database file from your student data files and save it as [your 
initials] Access ACP 5. 

2. If prompted, enable content in the database. 
3. Close the MainMenu form that opened automatically with the database. 
4. Prepare to import the Excel file. 

a. Open the Customers table in Design view.   
b. Click through each field to note the Field Name and the Required property setting of the field.  
c. Open the CustomerData.xlsx Excel file.  Note that the first row contains field names and that 

there are no missing values in the data rows. 

d.

Close the file. 

e. Close the Customers table. 

5. Append data from Excel to an existing table. 
a. Click the Excel button to launch the Get External Data – Excel Spreadsheet dialog box. 
b. Locate, select, and open the CustomerData.xlsx file. 

Access 2016: In Practice    Page 2 of 5 
Access Application Capstone Project 5     

c. Choose to append a copy of the records to the Customers table and click OK to launch the 
import process.  

d. Confirm that the data records display in the wizard window and advance to the next page of the 
wizard.  

e. Confirm the name of the table in which to append the records and finish the wizard. 
f. Don’t save the import steps.   
g. Access appends the records to the table. 

6. Open the Customers table in Datasheet view to verify that nine records shown in Figure 1 were 
appended to the table. 

a. Click the plus sign to the left of CustID 1000 to expand the related records.  Note that the 
related order from June 1, 2018 displays. 

b. Close the Customers table. 
7. Enforce referential integrity between the Customers and Orders tables. 

a. Open the Relationships window.  Note that the existing relationship between the Customers and 
Orders tables does not have any symbols, indicating that referential integrity is not enforced. 

b. Edit the relationship between Customers and Orders to Enforce Referential Integrity and 
Cascade Updates. 

c. Save the changes and close the Relationships window. 
8. Export the OrderDetailExport query to XML. 

a. Start the export by selecting the OrderDetailExport query and selecting XML File from the 
Export options. Use [your initials] OrderDetail.xml as the file name.   

b. Start the export process. 
c. Choose to export both the data and the schema and click the More Options button in the Export 

XML dialog box. 

d. Click the Schema tab and save the schema file in the same location as the XML file. Change the 
schema document name to [your initials] OrderDetail.xsd. Click OK to export 
the file. 

e. Close the wizard without saving the export steps. 

Figure 1 Access ACP 5, Datasheet view of the Customers table after appending records from Excel 

Access 2016: In Practice    Page 3 of 5 
Access Application Capstone Project 5     

9. Open the [your initials] OrderDetail.xml file 
in Notepad to verify that it was created 

successfully. It should be similar to Figure 2. 

Close the file. 

10. Perform a mail merge using an existing 
letter. 

a. Select the CustomerOrderMailMerge 
query and click the Word Merge button.  

b. Select the Link your data to an existing 
Microsoft Word document and click OK. 

c. Locate, select, and open the 
MMFeedbackLetter x Word file.  In 

the Word document, note that this 

document contains placeholders of 

VVVV, XXXX, YYYY and ZZZZ so you know 

where to position the merge fields. 

d. Click the Next: Write your letter link. 
e. In the Word document, replace the VVVV 

placeholder with the <> 

merge field. Accept the default selections 

on the Insert Address Block dialog box. 

f. Replace the remaining placeholders by 
clicking the More items link to open the 

Insert Merge Field dialog box and insert 

the corresponding field. Replace XXXX 

with FirstName, YYYY with OrderDate, and 

ZZZZ with MealName. 

g. Click the Next: Preview your letters link. 
The document updates to show how the 

merged data appears (Figure 3). 

h. Click the Edit recipient list link to limit the 
records that display. The Mail Merge 

Recipients dialog box opens. 

i. Click the Filter link to open the Filter and 
Sort dialog box. 

j. Select MealName from the Field box drop‐down list and enter Chocolate Decadence
Cake in the Compare to box. 

k. Click OK. The Mail Merge Recipients box updates to display the 3 records where the order 
contained this cake. 

l. Click OK to close the Mail Merge Recipients box. 
m. Click the Next: Complete the merge link. 
n. Click the Edit individual letters link and merge all the records. 
o. Save the completed merged document as [your initials] FeedbackLetterMerge x and close 

the document. 

Figure 2 Access ACP 5, XML file after exporting the OrderDetailExport query

Figure 3 Access ACP 5, Preview of merged feedback letter

Access 2016: In Practice    Page 4 of 5 
Access Application Capstone Project 5     

11. Save a copy of the main document as [your initials] FeedbackLetterMain x to preserve the 
merge settings and close the document. 

12. Create a category and group for a custom Navigation pane. 
a. Open the Navigation Options dialog box. 
b. Add a new category named Magnificent Meals Main Menu. 
c. Add a new group in this category named Order Processing. 
d. Add a new group in this category named Mail Merge and Exports. 
e. If selected, uncheck the Show Hidden Objects box. 
f. Close the Navigation Options dialog box. 

13. Assign objects and modify the Navigation pane for the Magnificent Meals Main Menu category. 
a. Select the Magnificent Meals Main Menu category. 
b. Drag the MainMenu form into the Order Processing group. 
c. Drag the CustomerOrderMailMerge and OrderDetailExport queries into the Mail Merge and 

Exports group. 

d. Select the Disable Design View shortcuts check box for all of the shortcuts in the Order 
Processing and Mail Merge and Exports groups. 

e. Hide the Unassigned Objects heading. 
f. Drag the divider bar to widen the Navigation pane. The completed 

Navigation pane for the Magnificent Meals Main Menu should look 

similar to Figure 4. 

g. Close the database, but leave Access open. 
14. Password protect the database. 

a. Open the [your initials] Access ACP 5.accdb using the Open Exclusive option. 
b. Encrypt the database with a password. Use ButterI$b3TTer as the password. 
c. Click OK. If you get a message about row level locking, click OK. 
d. Close the database. 

15. Test the password‐protected database. 
a. Open the [your initials] Access ACP 5.accdb database file. 
b. Enter the password ButterI$b3TTer when prompted. 

16. Create database documentation for the database tables. 
a. Click the Database Documenter button to open the 

Documenter dialog box. 

b. Select all of the tables on the Tables tab. 
c. Click the Options button.  Verify that the options in the 

Print Table Definition dialog box match those shown in 

Figure 5. 

d. Preview the Database Documenter report. 
e. Export the documentation as a PDF file. Locate the 

folder where you want to save the file, enter [your
initials] Access ACP
5_Documentation  as the file name, and 
choose to Open file after publishing. The PDF file 

opens in your PDF viewer. 

f. Navigate through the pages in the PDF file to ensure it 

Figure 4 Access ACP 5, Completed 
Navigation pane 

Figure 5 Access ACP 5, Print Table Definition dialog box

Access 2016: In Practice    Page 5 of 5 
Access Application Capstone Project 5     

was created successfully. The report contains approximately 21 pages. 

g. Close the PDF file. 
h. Don’t save the export steps. 
i. Click Close Print Preview.   

17. Close the database and close Access. 
18. Create a OneDrive folder and upload files to the OneDrive folder. 

a. Open an Internet browser page and log in to your OneDrive account 
(http://www.onedrive.com). 

b. Create a new folder named MagMeals in the Files area. 
c. Upload the NewMealsMessage x file from your student data files to the MagMeals folder. 

19. Add a comment to a document in Word Web App. 
a. Open the NewMealsMessage document in read‐only mode in Word Online. 
b. Select the first line in the document. 
c. Add and post the following comment to the selected line in the document: Please review

this email message draft and let me know if you have any
suggested changes. 

d. Return to your MagMeals folder in OneDrive. 
20. Share the NewMealsMessage document with your instructor, include a brief message, and allow 

him or her to edit the document. 

21. Download a file from OneDrive to your computer. 
a. Select the NewMealsMessage document and download the file. In the dialog box that opens at 

the bottom of the window, click the Save as option (Figure 6) to open the Save As dialog box. 

Browse to the desired location and save the file as [your initials] NewMealsMessage‐

edited x. If you are using a different browser or Windows version, the save interface may be 

different. 

b. Uncheck the NewMealsMessage file. 
22. Sign out of OneDrive. 

Figure 6 Access ACP 5, Save as option when downloading a file from OneDrive